1.1. Identificación y Datos de Contacto de la Plataforma:
• Denominación del Sistema: CLIO — Plataforma SaaS de Gestión de Consultorios e Historia Clínica Electrónica (https://clioec.com).
• Titularidad y Operación Legal: Administrada por su equipo desarrollador titular como operador privado domiciliado en la República del Ecuador.
• Domicilio Operativo y Jurisdicción: Loja / Quito, República del Ecuador.
• Correo Oficial de Privacidad, Soporte y Derechos ARCO+: clioecapp@gmail.com
• Teléfono / Canal Oficial de Contacto: +593 98 777 5982

1.2. Separación Estricta de Roles Jurídicos (Art. 4 LOPDP): Dentro de la arquitectura multitenant de CLIO, el tratamiento de datos personales se estructura en dos roles jurídicos claramente diferenciados:

1.3. Precisión sobre el Delegado de Protección de Datos (DPD — Res. N° SPDP-SPD-2025-0028-R): Para toda consulta o requerimiento ante CLIO, el canal oficial del área de privacidad es clioecapp@gmail.com. Se recuerda a los Usuarios que, conforme al Artículo 10 numeral 5 de la Resolución N° SPDP-SPD-2025-0028-R de la SPDP, los profesionales de la salud en ejercicio individual o particular se encuentran exentos de la obligación de designar un DPD propio; sin embargo, las clínicas, centros médicos o sociedades que operen con múltiples profesionales como institución de salud son responsables de gestionar el nombramiento y registro de su propio DPD ante la SPDP cuando les sea aplicable.

En cumplimiento del Artículo 12 literal e) de la LOPDP, se informa que los datos se almacenan en la base de datos relacional multitenant administrada por CLIO (aislada lógicamente por organization_id), comprendiendo las siguientes categorías exactas:

2.1. Datos de los Usuarios de la Plataforma (Médicos, Administradores y Secretarias):

• Datos identificativos y de autenticación: Nombres y apellidos, número de cédula de identidad, fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, número de teléfono, país de residencia, fotografía de perfil, rol asignado en el sistema (admin, profesional o secretaria) e identificadores criptográficos de sesión (gestionados mediante Clerk y Google OAuth).
• Datos profesionales e institucionales: Especialidad clínica, prefijo o título profesional (ej. Dr(a)., Od., Psic., Obst.), número de registro o licencia profesional (SENESCYT / MINEDEC / ACESS), nombre comercial del consultorio o clínica, número de RUC / Tax ID institucional, dirección matriz, ciudad, teléfono, correo de facturación y logotipo institucional.
• Datos administrativos internos, tarifarios y liquidaciones (Módulo Financiero): Catálogo de servicios e impuestos (IVA/SRI), configuración de sueldos base referenciales (fixed_salary), acuerdos de comisiones u honorarios médicos (professional_agreements), aperturas/cierres de sesiones de caja y registros de liquidaciones de honorarios (incluyendo método de pago y número de referencia de transferencia o comprobante).
• Datos técnicos, preferencias y atribución: Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, fecha y hora de inicio de sesión, preferencia de tema visual (dark/light), canal de adquisición (utm_source / acquisition_channel) y metadatos técnicos de registro.
• Origen de los datos (Art. 12 lit. f LOPDP): Estos datos son proporcionados directamente por el Usuario titular al registrarse y completar su Onboarding, o suministrados inicialmente por el Administrador del Consultorio (correo electrónico y rol) al enviar una invitación para unirse a su equipo de trabajo.

2.2. Datos de Pacientes ingresados por el Consultorio (CLIO en calidad de Encargado del Tratamiento):

• Datos identificativos, demográficos y de admisión (ingresados por Secretaría o el Profesional): Nombres y apellidos, número de cédula o documento de identidad, fecha de nacimiento, edad, sexo/género, nacionalidad, provincia, cantón, dirección domiciliaria, teléfono, correo electrónico, estado civil, ocupación, historial de citas médicas, notas de recepción y registros de cobros/pagos por servicios de salud.
• Categorías Especiales — Datos Sensibles Socioculturales (Arts. 4 y 25 LOPDP): Autoidentificación étnica / raza y religión del paciente, cuando el Consultorio los recopila dentro de la ficha demográfica estándar del Sistema Nacional de Salud.
• Categorías Especiales — Datos Sensibles Relativos a la Salud Física, Estomatológica y Mental (Arts. 25, 26 y 30 LOPDP):
  • Medicina General, Cirugía y Especialidades: Tipo de sangre, antecedentes patológicos personales, familiares, quirúrgicos, alérgicos, hábitos y antecedentes gineco-obstétricos; motivo de consulta, enfermedad actual, revisión actual de sistemas, examen físico, signos vitales, medidas antropométricas, diagnósticos CIE-10 (con clasificación clínica de diagnóstico Principal o Secundario y condición presuntiva o definitiva), planes terapéuticos, prescripciones farmacológicas (recetas), órdenes independientes de exámenes de laboratorio clínico e imagenología (incluyendo nivel de prioridad clínica Rutina o Urgente) y certificados médicos de asistencia o reposo.
  • Odontología: Examen físico estomatológico, notas de procedimiento y Odontogramas digitales (registro de piezas dentales permanentes o deciduas, condiciones por superficie dental y evolución).
  • Psicología Clínica y Salud Mental: Motivo de consulta, historia de la enfermedad actual, evaluación de funciones cognitivas, evaluación clínica, plan psicoterapéutico, Genogramas familiares (estructura y relaciones del núcleo familiar) y respuestas, puntajes e interpretaciones de Instrumentos y Tests Psicométricos (tales como escalas de ansiedad, depresión o inteligencia: BAI, GAD-7, PHQ-9, Hamilton, RIAS, CDI y CAS).
• Categoría Especial — Datos de Niñas, Niños y Adolescentes (Arts. 21 y 25 LOPDP y Art. 21 del Reglamento General): Incluye el procesamiento de datos antropométricos pediátricos para las Curvas de Crecimiento de la OMS (0 a 17 años), odontogramas pediátricos e instrumentos de evaluación psicológica infantil y adolescente (CDI y CAS).

3.1. Para los Datos de los Usuarios (Médicos, Administradores y Secretarias): El tratamiento se fundamenta en la ejecución de medidas precontractuales y contractuales (prestación del servicio SaaS conforme a los Términos de Uso — Art. 7 num. 5 LOPDP), el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del Usuario (Art. 7 num. 1 y Art. 8 LOPDP) y el interés legítimo del Responsable en preservar la seguridad informática y trazabilidad de accesos (Art. 7 num. 8 LOPDP), con las siguientes finalidades:

1. Gestionar el registro de cuenta, autenticación, aislamiento por consultorio y control de permisos por rol (Administrador, Profesional y Secretaría).
2. Proveer los módulos de agenda médica, historia clínica electrónica, generación local de recetas/certificados/órdenes de examen y control de caja/liquidaciones de honorarios.
3. Brindar soporte técnico, capacitación y atención a requerimientos mediante correo electrónico (clioecapp@gmail.com) o WhatsApp (+593 98 777 5982).
4. Emitir alertas técnicas de seguridad y comunicaciones operativas sobre actualizaciones de la plataforma.

3.2. Tipos de Tratamiento Realizados (Art. 12 lit. c LOPDP): Recolección, registro, organización, estructuración, almacenamiento cifrado en base de datos, consulta, actualización, generación local de documentos PDF en el navegador del cliente, bloqueo temporal y eliminación o purga segura.

3.3. Consecuencias de la Negativa a Proporcionar los Datos (Art. 12 lit. k LOPDP): El suministro de los datos identificativos, de contacto y de habilitación profesional del Usuario es un requisito indispensable para crear una cuenta en CLIO y emitir documentos médicos con validez normativa. La negativa a proporcionarlos o actualizarlos impedirá el registro o uso de la Plataforma.

3.4. Inexistencia de Decisiones Automatizadas o Elaboración de Perfiles (Art. 12 lit. l y Art. 20 LOPDP): CLIO no adopta decisiones automatizadas ni elabora perfiles predictivos o comerciales que produzcan efectos jurídicos negativos o afecten significativamente a los Usuarios o a los pacientes. Los cálculos de IMC, percentiles OMS y puntajes de tests psicométricos son operaciones matemáticas deterministas sujetas en todo momento al juicio clínico del Profesional de la Salud.

3.5. Legitimación para los Datos Sensibles y de Menores (Pacientes — Arts. 7, 21, 25, 26, 30 y 35 LOPDP): CLIO procesa los datos de pacientes únicamente por cuenta del Consultorio bajo el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos (DPA). El Profesional de la Salud y su Consultorio son los únicos obligados legalmente a recabar el consentimiento previo, explícito e informado del paciente (o aplicar las bases de atención sanitaria y secreto profesional de los Arts. 26 y 30 de la LOPDP). Tratándose de Niñas, Niños y Adolescentes (Art. 21 del Reglamento General a la LOPDP), el Consultorio garantiza haber obtenido la autorización expresa del padre, madre o representante legal cuando el paciente sea menor de quince (15) años, o del adolescente (de 15 a 17 años) y/o sus representantes legales en estricto respeto al principio constitucional del interés superior del niño.

En cumplimiento de los Artículos 37 al 44 de la LOPDP, el Acuerdo Ministerial Nro. 00005216 del MSP (Reglamento de Información Confidencial en el Sistema Nacional de Salud) y la Resolución N° SPDP-SPD-2026-0040-R, CLIO implementa las siguientes medidas técnicas y organizativas:

• Cifrado en Tránsito y en Reposo: Todas las conexiones entre el navegador del Usuario y la plataforma se ejecutan bajo cifrado HTTPS / TLS 1.3, y las bases de datos mantienen cifrado en reposo bajo el estándar AES-256.
• Control de Acceso Basado en Roles (RBAC) y Aislamiento Multitenant: Los registros de cada consultorio se encuentran lógicamente aislados mediante claves de organización (organization_id). El rol de secretaria tiene restringido por diseño el acceso al módulo de historias clínicas y evoluciones médicas.
• Generación de Recetas, Certificados, Órdenes de Examen e Historias Clínicas 100% en el Navegador y Minimización de Datos Sensibles (Arts. 10 y 39 LOPDP): La renderización de documentos PDF se ejecuta íntegramente de forma local en la memoria del navegador web del Usuario (mediante las librerías client-side jsPDF, jspdf-autotable y html2canvas), sin transmitir datos clínicos a ningún servicio externo de generación de PDFs. Asimismo, aplicando el principio de Privacidad por Diseño y Minimización de Datos (Art. 10 LOPDP), las órdenes de laboratorio clínico generadas en PDF omiten la impresión de los códigos diagnósticos CIE-10 del paciente para evitar la exposición innecesaria de diagnósticos sensibles ante personal técnico externo, mientras que las recetas médicas y órdenes de imagenología imprimen exclusivamente el diagnóstico marcado por el profesional como Diagnóstico Principal.
• Protocolo de Notificación de Vulneraciones de Seguridad (Res. N° SPDP-SPD-2026-0040-R): En el supuesto de detectarse un incidente o brecha de seguridad que comprometa la confidencialidad o integridad de los datos alojados, CLIO activará su protocolo de contención y notificará a los Consultorios afectados sin dilación indebida (dentro de las 48 horas siguientes a su confirmación técnica) y, cuando actúe como Responsable, a la SPDP y a los titulares dentro de los plazos legales establecidos.

Para garantizar la alta disponibilidad, copias de respaldo operativas y seguridad criptográfica, CLIO utiliza proveedores de infraestructura en la nube de primer nivel (Subencargados del Tratamiento) cuyos centros de datos se ubican en los Estados Unidos de América.

De conformidad con los Artículos 34, 35 y 56 al 60 de la LOPDP y las Resoluciones N° SPDP-SPD-2025-0024-R y N° SPDP-SPD-2026-0004-R de la SPDP, se detallan dichos subencargados, los cuales operan bajo estándares internacionales de seguridad de la información (SOC 2 Tipo II e ISO/IEC 27001):

En cumplimiento de la Resolución N° SPDP-SPD-2026-0004-R, CLIO conserva por al menos tres (3) años la documentación técnica y contractual que respalda la licitud de los encargos y flujos transfronterizos de datos necesarios para la ejecución del servicio.

En cumplimiento del Artículo 12 literal d) de la LOPDP y de la Resolución N° SPDP-SPD-2025-0030-R (Reglamento para la Seudonimización, Anonimización, Bloqueo, Suspensión y Eliminación de Datos Personales), se establecen los siguientes plazos precisos de conservación:

• 6.1. Datos de Cuenta de los Usuarios de CLIO (Médicos, Administradores y Secretarias): Se conservan mientras el Usuario mantenga su cuenta activa. Una vez solicitada la baja o cierre de la cuenta, los datos de identificación y registro pasarán a estado de bloqueo durante un plazo de tres (3) años para atender eventuales requerimientos o auditorías de la SPDP (conforme a la Res. N° SPDP-SPD-2026-0004-R), y hasta por siete (7) años únicamente respecto a la información tributaria o de facturación que deba resguardarse por mandato del Código Tributario y del Servicio de Rentas Internas (SRI). Cumplidos dichos plazos, se procederá a su eliminación definitiva.
• 6.2. Historias Clínicas y Deber Legal de Custodia del Consultorio (10 a 15 años — Acuerdo Ministerial Nro. 00115-2021 del MSP): Mientras el Consultorio mantenga su cuenta activa en CLIO, los registros clínicos se conservarán de forma íntegra en la plataforma. Sin perjuicio de ello, el Profesional de la Salud y su Consultorio son los únicos custodios legales obligatorios de la Historia Clínica Única conforme al Acuerdo Ministerial Nro. 00115-2021 del MSP (que exige su conservación por 5 años en archivo activo desde la última atención y de 5 a 10 años adicionales en archivo pasivo, sumando de 10 a 15 años), por lo que tienen el deber de descargar y resguardar respaldos periódicos en PDF.
• 6.3. Plazo Fijo de Gracia para Portabilidad tras Cancelación (60 Días Calendario): En caso de terminación contractual o cancelación de la suscripción del Consultorio, los datos entrarán en estado de bloqueo preventivo durante un plazo fijo de sesenta (60) días calendario, período durante el cual el Profesional podrá exportar y descargar la totalidad de sus historias clínicas, recetas y reportes en formato PDF. Concluido el día sesenta (60) sin reactivación del servicio, CLIO ejecutará la eliminación y purga definitiva e irreversible de los registros en sus servidores conforme a la Resolución N° SPDP-SPD-2025-0030-R.

De conformidad con los Artículos 8 y 12 al 24 de la LOPDP, los titulares tienen derecho a ejercer de forma gratuita sus derechos de Información, Acceso, Rectificación y Actualización, Eliminación, Oposición, Portabilidad, Suspensión del Tratamiento, No ser objeto de decisiones automatizadas, Consulta y Revocatoria del Consentimiento:

1. Solicitudes formuladas por PACIENTES (Excepción Legal de Custodia de Historia Clínica): Dado que CLIO actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento (proveedor de software) y carece de potestad legal o sanitaria para alterar o borrar expedientes clínicos por cuenta propia, el paciente debe presentar su solicitud directamente ante su Médico Tratante o Consultorio Médico (Responsable del Tratamiento). Si un paciente envía una solicitud a CLIO, esta será trasladada de inmediato al Profesional o Consultorio correspondiente.
   Nota Legal Importante (Art. 18 num. 2 y Art. 30 LOPDP): Conforme a la ley ecuatoriana y al Acuerdo Ministerial Nro. 00115-2021 del MSP, el derecho de eliminación (supresión) no es aplicable a las historias clínicas mientras se encuentren dentro del período legal obligatorio de conservación sanitaria (10 a 15 años), procediendo en dicho caso únicamente su bloqueo o pase a archivo pasivo conforme a la Resolución N° SPDP-SPD-2025-0030-R.
2. Solicitudes formuladas por USUARIOS DE CLIO (Médicos, Administradores y Secretarias): Pueden rectificar y actualizar sus datos directamente desde el panel de Configuración de su cuenta, o enviar una solicitud formal al correo electrónico clioecapp@gmail.com (adjuntando copia de su documento de identidad o firmando electrónicamente su petición). CLIO atenderá y responderá toda solicitud dentro del plazo máximo legal de quince (15) días previsto en la LOPDP.
3. Derecho a Reclamar ante la Autoridad de Control (Art. 62 LOPDP y Res. N° SPDP-SPD-2026-0038-R): En caso de considerar que sus derechos no han sido atendidos oportunamente dentro del plazo legal de 15 días, el titular tiene derecho a presentar un reclamo o denuncia administrativa ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador (SPDP — www.spdp.gob.ec).

CLIO utiliza únicamente cookies técnicas y de autenticación estrictamente necesarias (gestionadas mediante @clerk/nextjs) para mantener activa la sesión cifrada del Usuario y verificar sus permisos de organización, así como almacenamiento local en el navegador (localStorage) exclusivamente para recordar su preferencia de tema visual (modo oscuro o claro) y el estado de lectura de avisos de actualización del sistema. No utilizamos cookies publicitarias ni rastreadores comerciales de terceros.

La presente Política de Privacidad rige para todos los Usuarios de la plataforma. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los Usuarios registrados con al menos diez (10) días calendario de anticipación a través de la plataforma o por correo electrónico, recabando nuevo consentimiento cuando la ley así lo exija.